La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif qui simplifie et dématérialise les déclarations sociales des entreprises. Depuis sa généralisation en 2017, elle constitue un véritable bouleversement dans le quotidien des employeurs et des salariés. Explications et conseils pour bien appréhender cette réforme majeure.
Qu’est-ce que la Déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration sociale nominative (DSN) est une démarche visant à simplifier et harmoniser les procédures administratives liées aux déclarations sociales des entreprises. La DSN remplace ainsi plusieurs déclarations périodiques ou événementielles par une seule transmission mensuelle de données individuelles des salariés, directement issues de la paie.
Ce dispositif, mis en place progressivement depuis 2013, est devenu obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé au 1er janvier 2017. Il concerne également les travailleurs indépendants non agricoles depuis le 1er janvier 2019.
La DSN repose sur un principe simple : plutôt que de multiplier les déclarations à différents organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite, mutuelles, etc.), l’employeur effectue une seule déclaration pour l’ensemble des salariés, directement à partir du logiciel de paie. Les données transmises sont ensuite redistribuées aux différents organismes concernés.
Quels sont les objectifs de la DSN ?
La mise en place de la Déclaration sociale nominative (DSN) répond à plusieurs objectifs :
- Simplifier les démarches administratives pour les entreprises en réduisant le nombre de déclarations à effectuer et en harmonisant les processus.
- Améliorer la qualité des données transmises aux organismes sociaux, grâce à une meilleure traçabilité et une transmission plus rapide des informations.
- Rationaliser et sécuriser le recouvrement des cotisations sociales, en facilitant le suivi et le contrôle des données par les organismes concernés.
- Moderniser l’administration en favorisant la dématérialisation des échanges entre les entreprises et les organismes sociaux.
Comment fonctionne la DSN ?
Pour mettre en œuvre la Déclaration sociale nominative (DSN), l’employeur doit suivre un processus en plusieurs étapes :
- L’adaptation du logiciel de paie : La DSN impose l’utilisation d’un logiciel de paie compatible avec ce dispositif. Celui-ci doit être paramétré pour générer automatiquement les déclarations à partir des données saisies.
- La vérification des données : Avant d’effectuer la DSN, l’employeur doit s’assurer que les informations renseignées dans le logiciel de paie sont exactes et à jour, notamment en ce qui concerne les données individuelles des salariés (identité, contrat de travail, etc.) et les cotisations sociales.
- La transmission mensuelle des données : La DSN doit être effectuée chaque mois, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi concernée. Pour cela, l’employeur doit se connecter au portail net-entreprises.fr et envoyer le fichier généré par son logiciel de paie.
- Le paiement des cotisations sociales : En fonction des informations transmises dans la DSN, les organismes sociaux calculent les cotisations dues et en informent l’employeur. Celui-ci doit alors procéder au règlement des sommes correspondantes.
Quels sont les avantages et les limites de la DSN ?
La généralisation de la Déclaration sociale nominative (DSN) présente plusieurs avantages pour les entreprises :
- Un gain de temps et d’efficacité, grâce à la réduction du nombre de déclarations à effectuer et à l’automatisation du processus.
- Une meilleure fiabilité des données, due à une transmission plus rapide et à une traçabilité renforcée.
- Une simplification administrative, avec un interlocuteur unique pour l’ensemble des déclarations sociales.
Cependant, la mise en place de la DSN a également soulevé certaines difficultés :
- Le coût d’adaptation des logiciels de paie, qui peut représenter un investissement important pour les entreprises, notamment les plus petites.
- La nécessité de former les gestionnaires de paie aux nouvelles modalités de déclaration et de contrôle des données.
- La crainte d’un accroissement des contrôles, en raison de la centralisation des informations et de la facilité d’accès pour les organismes sociaux.
Malgré ces enjeux, la DSN constitue une avancée majeure dans la modernisation et la simplification du système administratif français. Les entreprises et les organismes sociaux doivent donc s’approprier ce dispositif pour en tirer pleinement profit.
Faire face aux défis de la DSN : conseils et bonnes pratiques
Pour réussir à mettre en place la Déclaration sociale nominative (DSN) au sein de votre entreprise, voici quelques conseils et bonnes pratiques à suivre :
- Anticiper la migration vers un logiciel de paie compatible, en prévoyant suffisamment de temps pour adapter vos processus internes et former vos collaborateurs.
- Vérifier régulièrement l’exactitude des données saisies dans le logiciel de paie, afin d’éviter les erreurs ou les retards dans l’envoi des déclarations.
- Mettre en place une veille réglementaire pour suivre les évolutions législatives et conventionnelles liées à la DSN et adapter en conséquence votre logiciel de paie et vos procédures internes.
- Consulter les ressources mises à disposition par les organismes sociaux (guides, fiches pratiques, etc.) pour vous familiariser avec les modalités de la DSN et bénéficier d’un accompagnement dans la mise en œuvre de ce dispositif.
En respectant ces recommandations, vous serez en mesure de tirer pleinement parti des avantages offerts par la Déclaration sociale nominative (DSN) et contribuerez ainsi à l’amélioration du fonctionnement du système administratif français.